Sistem Informasi Manajemen

Sistem Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen.

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

A. Definisi Sistem Informasi Manajemen

Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh

manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat

penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat

alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan. Akibat bila

kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu perusahaan akan mengalami

ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil

keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya akan

mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya. Disamping

itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat bekerja dengan baik.

Masalah utamanya adalah bahwa sistem informasi tersebut terlalu banyak

informasi yang tidak bermanfaat atau berarti (sistem terlalu banyak data).

Memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting (vital) dalam mendesain

sebuah sistem informasi yang efektif (effective business system). Menyiapkan

langkah atau metode dalam menyediakan informasi yang berkualitas adalah tujuan

dalam mendesain sistem baru.

Sebuah perusahaan mengadakan transaksi-transaksi yang harus diolah agar

bisa menjalankan kegiatannya sehari-hari. Daftar gaji harus disiapkan, penjualan

dan pembayaran atas perkiraan harus dibutuhkan: semua ini dan hal-hal lainnya

adalah kegiatan pengolahan data dan harus dianggap bersifat pekerjaan juru tulis

yang mengikuti suatu prosedur standar tertentu. Komputer bermanfaat utnuk

tugas-tugas pengolahan data semacam ini, tetapi sebuah sistem informasi

menajemen melkasanakan pula tugas-tugas lain dan lebih dari sekedar sistem

pengolahan data. Adalah sistem pengolahan informasi yang menerapkan

kemampuan komputer untuk menyajikan informasi bagi manajemen dan bagi

pengambilan keputusan.

Sistem informasi manajeman digambarkan sebagai sebuah bangunan

piramida dimana lapisan dasarnya terdiri dari informasi, penjelasan transaksi,

informasi dalam mendukung operasi manajemen sehari-hari. Lapisan keriga

terdiri dair sumber daya sistem informasi untuk membantu perencanaan taktis dan

pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen. Lapisan puncak terdiri

dari sumber daya informasi utnuk mendukung perencanaan dan perumusan

kebijakan oleh tingkat manajemen.

Definisi sebuah sistem informasi manajemen, istilah yang umum dikenal

orang adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (intregeted) untuk

menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan

pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan

perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) komputer, prosedur ..

Tujuan Umum

• Menyediakan informasi yan

  Proses Manajemen

  Proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas:

  • Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk mencapai tujuan tersebut.
  • Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah dari peretempuran. Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitas manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakankorektif sesuai kebutuhan, disebut kebutuhan.
  • Pengambilan Keputusan, proses pemilihan diantara berbagai alternative disebut dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan jalinan antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih diantara beberapa tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih. Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat dipilih. Komentar serupa dapat dibuat berkenaan dengan fungsi pengendalian.
  
  

  Bagian

  SIM merupakan kumpulan dari sistem informasi:

  • Sistem informasi akuntansi (accounting information systems), menyediakan informasi dan transaksi keuangan.
  • Sistem informasi pemasaran (marketing information systems), menyediakan informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran, kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran.
  • Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information systems).
  • Sistem informasi personalia (personal information systems).
  • Sistem informasi distribusi (distribution information systems).
  • Sistem informasi pembelian (purchasing information systems).
  • Sistem informasi kekayaan (treasury information systems).
  • Sistem informasi analisis kredit (credit analysis information systems).
  • Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development information systems).
  • Sistem informasi analisis software
  • Sistem informasi teknik (engineering information systems).

  
  
  
  
  
  
  g dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
• Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
• Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.

Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dam dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan).

Konsep Dasar Informasi

Terdapat beberapa definisi, antara lain :

1. Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti

bagi yang menerimanya.

2. Sesuatu yang nyata atau setengah nyata yang dapat mengurangi derajat

ketidakpastian tentang suatu keadaan atau kejadian. Sebagai contoh,

informasi yang menyatakan bahwa nilai rupiah akan naik, akan

mengurangi ketidakpastian mengenai jadi tidaknya sebuah investasi akan

dilakukan.

3. Data organized to help choose some current or future action or nonaction

to fullfill company goals (the choice is called business decision making).

Nilai Informasi

Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan

dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat

ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai .

Sistem Manusia/Mesin Berdasarkan Komputer

Pada dasarnya orang dapat membahas sistem informasi manajemen tanpa

komputer, tetapi adalah kemampuan komputer yang membuat SIM terwujud.

Persoalannya bukan dipakai atau tidaknya komputer dalam sebuah sistem

informasi manajemen, tetapi adalah sejauh mana berbagai proses akan

dikomputerkan. Gagasan suatu sistem informasi/keputusan berdasarkan komputer

berarti automatisasi total. Konsep sistem manusia/mesin menyiratkan bahwa

sebagian tugas sebaiknya dilaksanakan oleh manusia, dan lainnya lebih baik

dilakukan oleh mesin. Dalam sebagian terbesar persoalan, manusia dan mesin

membentuk sebuah sistem gabungan dengan hasil yang diperoleh melalui

serangkaian dialog dan interaksi antara komputer dan seorang manusia pengolah.

Kenyataan bahwa sebuah SIM adalah berdasarkan komputer berarti bahwa

para perancang harus memilih pengetahuan cukup mengenai komputer dan

penggunaannya dalam pengolahan informasi. Konsep manusia/mesin bahwa

perancang sebuah sistem informasi manajemen harus memahami kemampuan

manusia sebagai pengolah informasi dan perilaku manusia dalam mengambil

keputusan.

Sistem Terpadu dengan “Data Base”

Sebuah sistem terpadu berdasarkan pada anggapan bahwa harus ada

integrasi antara data dan pengolahan. Integrasi data dicapai melalui “data base”.

Pada sebuah sistem pengolahan informasi, “data base” terdiri dari semua data

yang dapat dijangkau oleh sistem. Pada SIM berdasarkan komputer, istilah “data

base” biasanya dipakai khusus untuk data yang dapat dijangkau secara langsung

oelh komputer. Manajemen sebuah “data base” adalah sebuah sistem perangkat

lunak komputer yang disebut sebagai sebuah sistem manajemen “data base”.

Sesuatu penerapan yang mamakai sebuah item (butir) data akan mengambil item

data yang sama, yang hanya sekali disimpan dan disediakan untuk semua

penerapan. Suatu peremajaan dari sebuah item data membuatnya sesuai untuk semua pemakaian .

Pengolahan terpadu dicapai melalui sebuah perencanaan sistem secara

menyeluruh. Biasanya sistem dirancang sebagai suatu gabungan beberapa

subsistem dan bukan sebagai sebuah sistem tunggal. Perancangan sistem ini dapat

berupa sebuah komputer pusat besar, atau dapat pula merupakan sebuah jaringan

kerja beberapa komputer kecil. Gagasan pokoknya adalah paduan terencana dari

berbagai penerapan yang layak dan efektif.

Dukungan Operasi

Kecenderungan dalam pengolahan transaksi pada sistem-sistem mutakhir

adalah menuju pengumpulan data secara “online” dan permintaan informasi

(inquiry) secara online pula. Kemampuan memperoleh informasi secara online

sangat besar peranannya dalam mendukung informasi. Ini berarti bahwa setiap

petugas yang berwenang dapat memperoleh jawaban langsung atas sesuatu

permintaan informasi seperti posisi terakhir perkiraan seorang pelanggan atau

sediaan yang ada untuk jenis barang tertentu.

Pemanfaatan Manajemen dan Model Keputusan

Model-model pembantu keputusan ynag dipakai dalam sistem dapat berupa model

cerdas (intelligence model) untuk menemukan persoalan, model keputusan

(decision model) utnuk mengenali dan menganalisis penyelesaian yang mungkin,

dan berbagai model pilihan seperti model optimisasi (optimization model) yang

memberikan suatu penyelesaian optimal atau metode pemuas untuk memutuskan

atas sebuah penyelesaian yang memuaskan. Dengankata lain, diperlukan berbagai

ancanagan anlitis dan permodelan untuk memenuhi berbagai situsi yang

memerlukan keputusan .

B. Kegunaan / Fungsi Sistem Informasi Manajemen

Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi

manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi

yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masingmasing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya.

Berdasarkan pada pengertian-pengertian di atas, maka terlihat bahwa tujuan

dibentuknya Sistem Informasi Manajemen atau SIM adalah supaya organisasi

memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen,

baik yang meyangkut keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan

yang strategis.

Sehingga SIM adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola

organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas

organisasi.

Beberapa kegunaan/fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagai berikut:

1. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat

bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.

2. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan

sistem informasi secara kritis.

3. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.

4. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung

sistem informasi.

5. Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.

6. Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari

sistem informasi dan teknologi baru.

7. Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan

pemeliharaan sistem.

8. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksitransaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah

satu produk atau pelayanan mereka.

9. Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah

dan membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi .

10. Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan

persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang

yang tersedia.

11. SIM untuk Pendukung Pengambilan Keputusan

Sebuah sistem keputusan, yaitu model dari sistem dengan mana

keputusan diambil, dapat tertutup atau terbuka. Sebuah sistem keputusan

tertutup menganggap bahwa keputusan dipisah dari masukkan yang tidak

diketahui dari lingkungan. Dalam sistem ini pengambil keputusan

dianggap:

a. Mengetahui semua perangkat alternatif dan semua akibat atau hasilnya

masing-masing

b. Memiliki metode (aturan, hubungan, dan sebagainya) yang

memungkinkan dia membuat urutan kepentingan semua alternatif.

c. Memilih alternatif yang memaksimalkan sesuatu, misalnya laba,

volume penjualan, atau kegunaan.

Konsep sebuah sistem keputusan tertutup jelas menganggap orang

rasional yang secara logis menguji semua alternatif, mengurutkan

berdasarkan kepentingan hasilnya, dan memilih alternatif yang membawa

kepada hasil yang terbaik/maksimal. Model kuantitatif pengambilan

keputusan biasanya adalah model sistem keputusan tertutup.

Sebuah sistem keputusan terbuka memandang keputusan sebagai

berada dalam suatu lingkungan yang rumit dan sebagian tak diketahui.

Keputusan dipengaruhi oleh lingkungan dan pada gilirannya proses

keputusan kemudian mempengaruhi lingkungan. Pengambilan keputusan

dianggap tidak harus logis dan sepenuhnya rasional, tetapi lebih banyak

memperlihatkan rasionalitas hanya dalam batas yang dikemukakan oleh

latar belakang, pandangan atas alternatif, kemampuan menangani suatu

model keputusan ,dan sebagainya .

12. SIM Berdasarkan Aktivitas/Kegiatan Manajemen

Kegiatan dan proses informasi untuk tiga tingkat adalah saling

berhubungan. Contohnya pengendalian inventaris pada tingkatan

operasional bergantung pada proses yang tepat dari transaksi; pada tingkat

dari pengendalian manajemen, pembuatan keputusan tentang keamanan

persediaan dan frekuensi memesan lagi bergantung pada pembetulan

ringkasan dari hasil operasi-operasi; pada tingkat strategi, hasil dalam

operasi-operasi dan pengendalian manajemen yang dihubungkan pada

tujuan-tujuan strategi, saingan tindak tanduk dan sebagainya untuk

mencapai strategi inventaris. Tampaknya terdapat kontras tajam antara

ciri-ciri informasi untuk perencanaan pengendalian dan taktis berada di

tengahnya. Tabel 6 menunjukkan perbedaan tujuh macam ciri. Dengan

melihat perbedaan ini, sistem informasi untuk perencanaan strategik

tidaklah identik dengan sistem informasi untuk pengendalian operasional.

13. Sistem Informasi Untuk Pengendalian Operasional

Pengendalian operasional adalah proses pemantapan agar kegiatan

operasional dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian

operasional menggunakan prosedur dan aturan keputusan yang sudah

ditentukan lebih dahulu. Sebagian besar keputusan bisa diprogramkan.

Pendukung pemrosesan untuk pengendalian operasi terdiri dari :

a. Proses transaksi

b. Proses laporan

c. Proses pemeriksaan

Beberapa contoh di bawah ini menggambarkan jenis dukungan

keputusan yang dapat dibuat dalam sistem pengendalian operasional :

a. Suatu transaksi penarikan kembali sediaan menghasilkan suatu

dokumen transaksi. Pengolahan transaksi juga dapat menyelidiki

persediaan yang ada, dan memutuskan apakah suatu pesanan

pembelian sediaan harus diadakan.

b .suatu pemeriksaan terhadap file pegawai menjelaskan keperluan .

untuk suatu posisi. Komputer menyelidiki file pegawai menggunakan

program untuk memilih kandidat secara kasar.

c. Laporan rutin dihasilkan secara periodik. Tetapi suatu aturan

keputusan yang diprogramkan dalam suatu prosedur pengolahan

laporan bisa menciptakan laporan khusus dalam suatu bidang masalah.

Contoh : suatu analisis pesanan yang masih belum dilayani setelah 30

hari.

14. Sistem Informasi Untuk Pengendalian Manajemen

Informasi pengendalian manajemen diperlukan oleh manajer

departemen untuk mengukur pekerjaan, memutuskan tindakan

pengendalian, merumuskan aturan keputusan baru untuk diterapkan

personalia operasional, dna mengalokasi sumber daya. Proses

pengendalian manajemen memerlukan jenis informasi berikut :

1) Pekerjaan yang telah direncanakan (standar, ekspektasi, anggaran, dll)

2) Penyimpangan dari pekerjaan yang telah direncanakan

3) Sebab penyimpangan

4) Analisis keputusan atau arah tindakan yang mungkin

Database untuk pengendalian manajemen terdiri dari dua elemen

utama : (1) database dari operasional, dan (2) rencana, anggaran, standar,

dll yang mendefinisikan perkiraan tentang pelaksanaan, juga beberapa

data eksternal seperti perbandingan industri dan indeks biaya.

Proses untuk mendukung keputusan kegiatan pengendalian

manajemen adalah sebagai berikut :

1) Model perencanaan dan anggaran

2) Program-program laporan penyimpangan

3) Model-model analisis masalah

4) Model-model keputusan

5) Model-model pemeriksaan/pertanyaan

Keluaran dari sistem informasi pengendalian manajemen adalah :

rencana dan anggaran,laporan yang terjadwal ,laporan khusus,analisis .

situasi masalah, keputusan untuk penelaahan, dan jawaban atas

pertanyaan.

15. Sistem Informasi Untuk Perencanaan Strategis

Tujuan perencanaan strategis adalah untuk mengembangkan strategi

dimana suatu organisasi akan mampu mencapai tujuannya. Horison waktu

untuk perencanaan strategis cenderung lama, sehingga perubahan

mendasar dalam organisasi bisa diadakan, sebagai contoh :

a. Suatu rantai pertokoan dapat memustuskan untuk mengubah menjadi

usaha melalui pesanan

b. Suatu toko serba ada dengan toko di pusat kota dapat memutuskan

untuk mengubah menjadi suatu toko obral di luar kota.

Aktifitas perencanaan strategis tidak harus terjadi dalam suatu siklus

periode seperti kegiatan pengendalian manajemen. Kegiatan ini memang

agak tidak teratur, meskipun beberapa perencanaan strategis bisa

dijadwalkan ke dalam perencanaan tahunan dan siklus penganggaran.

Beberapa jenis data yang berguna dalam perencanaan strategis

menunjukkan ciri data :

a. Prospek ekonomi bagi bidang kegiatan perusahaan dewasa ini.

b. Lingkungan politik dewasa ini dan perkiraan masa mendatang

c. Kemampuan dan prestasi organisasi menurut pasaran, negara, dan

sebagainya (berdasarkan kebijakan dewasa ini).

d. Proyeksi kemampuan dan prestasi masa mendatang menurut pasaran,

negara, dan sebagainya (berdasarkan kebijakan dewasa ini).

e. Prospek bagi industri di daerah lain.

f. Kemampuan saingan dan saham pasar mereka.

g. Peluang bagi karya usaha baru.

h. Alternatif strategi

i. Proyeksi kebutuhan sumber daya bagi alternatif beberapa strategi.

Dukungan sistem informasi untuk perencanaan strategis tidak bisa

selengkap seperti bagi pengendalian manajemen dan pengendalian

operasional. Namun demikian sistem informasi manajemen dapat

memberi bantuan yang cukup pada proses perencanaan strategis,

misalnya:

a. Evaluasi kemampuan yang ada didasarkan atas data internal yang

ditimbulkan kebutuhan pengolahan operasional.

b. Proyeksi kemampuan mendatang dapat dikembangkan oleh data masa

lampau dan diproyeksikan ke masa mendatang

c. Data pasar dan persaingan yang mungkin bisa direkam dalam database

komputer.

16. SIM Berdasarkan Fungsi Organisasi

Sistem informasi manajemen dapat dianggap sebagai suatu federasi

subsistem yang didasarkan atas fungsi yang dilaksanakan dalam suatu

organisasi. Masing-masing subsistem membutuhkan aplikasi-aplikasi

yntuk membentuk semua proses informasi yang berhubungan dengan

fungsinya, walaupun akan menyangkut database, model base dan beberapa

program komputer yang biasa untuk setiap subsistem fungsional. Dalam

masing-masing subsistem fungsional, terdapat aplikasi untuk proses

transaksi, pengendalian operasional, pengendalian manajemen, dan

perencanaan strategis .