TUGAS 10

Perubahan dan Pengembangan Organisasi

Organisasi dan Metode

DIsusun Oleh : TRI HARTANTO

Universitas Gunadarma

2009 – 2010

Puji syukur penyusun panjatkan ke hadirat Allah Subhanahu wata΄ala, karena berkat rahmat-Nya kami bisa menyelesaikan makalah yang berjudul “Perubahan dan Pengembangan Organisasi”. Makalah ini diajukan guna memenuhi tugas soft skill mata kuliah Organisasi dan Metode.
Kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu sehingga makalah ini dapat diselesaikan tepat pada waktunya. Makalah ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu kami mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan makalah ini.
Semoga makalah ini memberikan informasi bagi mahasiswa dan bermanfaat untuk pengembangan wawasan dan peningkatan ilmu pengetahuan bagi kita semua.

Depok, Mei 2010


Penyusun : TRI HARTANTO

ISI

• Menjelaskan faktor- faktor yang mempengaruhi perubahan Organisasi

Terjadi perubahan besar - besaran di dunia bisnis dari sektor komputer sampai jasa keuangan, dari sektor telekomunikasi sampai layanan kesehatan.

Saat ini banyak organisasi sepakat bahwa kehidupan berorganisasi semakin menjadi tidak pasti, seiring dengan langkah perusahaan yang makin terpacu dan masa depan menjadi makin sulit diprediksi. Namun demikian semua sepakat perubahan semakin cepat terjadi.

Dunia bisnis sedang dan akan terus mengalami perubahan yang makin cepat, walau arah perubahan tidak mudah diprediksi. Al hasil para manager dan pembuat keputusan perlu lebih memahami kemana angin perusahaan bertiup, karena setiap waktu dapat menentukan hidup matinya perusahaan.

Dengan kata lain mereka mesti harus mampu menganalisa factor-faktor pemicu perubahan organisasi.

1. Faktor Perubahan dari Lingkungan

Unsur – unsur lingkungan perusahaan

1. Pasar yang dilayani perusahaan ( klien atau konsumen )

2. Pemasok

3. Lembaga Pemerintah dan Parlemen

4. Asosiasi niaga

5. Pesaing

6. Lembaga keuangan

7. Pemasok tenaga kerja

8. Tingkat pengangguran

9. Kondisi perekonomian

10. Kemajuan teknologi

11. Perkembangan system komputer dan informasi

12. Perkembangan e-commerce dan penggunaan internet

Lingkungan sebuah perusahaan juga mencakup faktor-faktor pengaruh yang lebih luas lagi seperti:

1. Globalisasi

2. Reformasi politik

3. Serikat pekerja

4. Perubahan status perusahaan dari milik negara menjadi swasta atau sebaliknya

5. Perubahan demografis dan struktur keluarga

2. Pengaruh PETS (Politik, Ekonomi, Teknologi dan Sosial)

1. PETS mempengaruhi perusahaan pada strategi, struktur dan operasi termasuk kebijakan SDM

2. PETS merupakan metafora agar kita bisa membedakan berbagai aspek lingkungan perusahaan dan kaitan spesifikasinya dengan perusahaan sebagai pemicu perubahan.

3. Faktor Perubahan dari Lingkungan Teknologi

1. Bersumber pada sikap mengacuhkan perubahan lingkungan teknologi (contoh : Singer, Oliveti )

2. Internet merupakan faktor terpenting dan menyentuh hampir semua aspek operasional perusahaan

3. Penggunaan internet bukannya tanpa masalah, karena staf menggunakan e-mail dan internet di tempat kerja mencemaskan para atasan sebab penggunaan e-mail menyimpang dari pekerjaannya.

4. Faktor Perubahan dari Lingkungan Politik

1. Perubahan lingkungan politik tidak saja langsung mempengaruhi perusahaan, tetapi juga berimbas pada perubahan lingkungan ekonomi.

2. BBM naik daya beli masyarakat rendah.

3. BBM turun akan mempengeruhi penerimaan pajak dan dampak negatifnya kemampuan pemerintah dalam pembangunan infrastruktur, pendidikan dan kesehatan akan berkurang.

5. Faktor Perubahan dari Lingkungan Sosial Budaya

1. Harapan kenaikan setandar hidup secara terus-menerus, sementara peluang pekerjaan permanen yang aman makin langka.

2. Faktor demografis membuat berlimpahnya jumlah kaum muda memasuki pasar kerja.

3. Perubahan struktur keluarga dimana kaum perempuan juga berharap dapat meniti karir seperti layaknya suami mereka.

Perusahaan juga dituntut meningkatkan perhatian pada aspek kreatifitas karyawan dengan melakukan penataan system untuk mendorong inovasi.

6. Faktor Perubahan dari Lingkungan Ekonomi

1. Pesaing

2. Kurs mata uang

3. Pajak

4. Perijinan

5. Standar Gaji Minimum

7. Faktor Perubahan Internal

1. Serikat buruh yang makin berpengaruh

2. Pergantian direktur atau manager

3. Perubahan struktur administrasi

4. Penataan kelompok kerja

5. Perubahan tata ruang kantor / pabrik

6. Pembelian sytem TI baru

7. Strategi pemasaran baru

8. Pemotongan lembur

9. Perampingan staf

10. Penguatan bagian tertentu seperti riset dan pengembangan

•Menjelaskan Proses Perubahan Organisasi

Tujuan perubahan organisasi :
1. Meningkatkan kemampuan organisasi
2. Meningkatkan peranan organisasi
3. Melakukan penyesuaian secara internal dan eksternal
4. Meningkatkan daya tahan organisasi
5. Mengendalikan suasana kerja

Jenis perubahan
1. Jangka pendek
- Mikro : perubahan tingkat perorangan – sikap
- Makro : perubahan akibat revolusi ; internet – merubah penyebaran informasi
- Intermediate : perubahan nilai dan norma ; kelompok melakukan perubahan pola kerja
2. Jangka panjang
- Mikro : perubahan perorangan ; dari sikap menjadi kebiasaan
- Makro : penemuan baru ; jangka panjang – perubahan sosio cultural ; meningkatkan pengetahuan, perubahann taraf kesejahteraan
- Intermediate : perubahan nilai/norma – menjadi menetap

Change agent :
1. External pressure group
Adanya kelompok/factor penekan dari luar organisasi yang dapat menimbulkan perubahan
2. Interna pressure group
Adanya factor penekan dari dalam organisasi yang dapat menyebabkan terjadinya perubahan

Pendekatan OC :
1. Perubahan proaktif
- Planned change
- Persiapan penyesuaian terhadap perubahan
- Implementasi inovasi structural
- Kebijakan / tujuan baru
- Area lebih luas
- Kelangsungan hidup organisasi
2. Perubahan reaktif
- Pemecahan masalah sederhana
- Penyesuaian sehari-hari
- Manajer memberikan reajsu terhadap masalah yang timbul

Reaksi terhadap perubahan :
1. Menyangkal bahwa perubahan sedang terjadi
2. Mengabaikan perubahan
3. Menolak perubahan
4. Menerima perubahan dan menyesuaikan diri
5. Mengantisipasi perubahan dan merencanakannya

Penolakan perubahan
1. Ketidakpastian pengaruh perubahan
2. Merasa dirugikan
- Manfaat bagi organisasi – belum tentu bagi individu
- Mempertahan status
3. Kelemahan pengetahuan

Penanggulangan penolakan
1. Pendidikan dan komunikasi
2. Partisipasi dan keterlibatan
3. Kemudahan dan dukungan
4. Negosiasi dan persetujuan
5. Manipulasi dan bekrja sama
6. Paksaan eksplisit dan implisit

Perubahan efektif
1. Unfreezing
Keadaan dimana orang akan menjadi siap sedia atau memperoleh atau mempelajari perilaku baru
2. Changing
Orang mulai melakukan perobaan dengan perilaku baru
3. Refreezing
Selama changing – perilaku baru menjadi bagian dari orang tersebut

• Menjelaskan mengapa ada pengembangan Organisasi

untuk merubah nilai-nilai daripada manusia dan juga struktur organisasi sehingga organisasi itu dapat beradaptasi dengan dengan lingkungannya.

•Menjelaskan cirri pengembangan Organisasi

Suatu disiplin perubahan perencanaan yang menekankan pada penerapan ilmu pengetahuan dan praktek keperilakuan untuk membantu organisasi-organisasi mencapai efektivitas yang lebih besar. Para manajer dan staf ahli harus bekerja dengan dan melalui orang-orang untuk melaksanakan tugas-tugas mereka dan PO dapat membantu mereka membentuk hubungan yang efektif di antara mereka. Di dalam menghadapi akselerasi perubahan yang semakin cepat, PO diperlukan untuk bisa mengatasi konsekuensi-konsekuensi dari perubahan tersebut.

Pengembangan organisasi (PO) diterapkan kepada tiga jenis manusia: spesialisasi individu di dalam PO sebagai profesi, orang-orang dari lapangan yang terkait, yang telah mencapai sejumlah kompetensi di dalam PO, dan para manajer yang memiliki keahlian PO yang diperlukan untuk perubahan dan mengembangkan organisasi atau departemen mereka.

tugas 9

Pertanyaan:

1. Analisa pertanyaan Rita terakhir, "kami sesungguhnya tidak berkomunikasi secara baik". Apa status komunikasi atasan-bawahan dalam peristiwa ini ? Katz dan Khan telah mengidentifikasikan lima tujuan proses komunikasi atasan-bawahan. Sebutkan lima tujuan atau maksud proses tersebut yang diabaikan dalam kasus ini !
2. Apakah ada implikasi-implikasi dalam peristiwa (kejadian ) ini untuk komunikasi atasan-bawahan dan untuk komunikasi interaktif ?
3. Apa hambatan-hambatan terhadap komunikasi efektif dalam kasus ini ?
Jawab:
1. Dalam kasus ini sepertinya atasan tidak cukup percaya kepada bawahannya untuk diberikan dan mengerjakan wewenang yang diberikan oleh atasan.
- Memberi pengarahan atau instruksi kerja
Dalam kasus ini, Bos (Ramon) tidak memberikan pengarahan atau instruksi kepada bawahannya (Rita).
- Memberi informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan
Ramon sebagai bos tidak memberikan informasi tentang pekerjaan yang harus dilaksanakan oleh bawahannya (Rita).
- Memberi informasi tentang prosedur dan praktik organisasional
Ramon sebagai bos tidak memberitahukan Bawahannya (Rita) tentang prosedur dan praktik organisasional tentang pekerjaannya.
2. Saya rasa tidak ada, Karena di kejadian ini tidak ada proses penyampaian pesan dari atasan kepada bawahannya.
3. - Antara atasan dan bawahan tidak terjalin komunikasi yang baik.
- Atasan tidak dapat memberikan informasi dengan baik kepada bawahannya.
- Atasan sepertinya tidak berani memberikan wewenang kepada bawahan.

TUGAS 9

Pertanyaan:

1. Analisa pertanyaan Rita terakhir, "kami sesungguhnya tidak berkomunikasi secara baik". Apa status komunikasi atasan-bawahan dalam peristiwa ini ? Katz dan Khan telah mengidentifikasikan lima tujuan proses komunikasi atasan-bawahan. Sebutkan lima tujuan atau maksud proses tersebut yang diabaikan dalam kasus ini !
2. Apakah ada implikasi-implikasi dalam peristiwa (kejadian ) ini untuk komunikasi atasan-bawahan dan untuk komunikasi interaktif ?
3. Apa hambatan-hambatan terhadap komunikasi efektif dalam kasus ini ?
Jawab:
1. Dalam kasus ini sepertinya atasan tidak cukup percaya kepada bawahannya untuk diberikan dan mengerjakan wewenang yang diberikan oleh atasan.
- Memberi pengarahan atau instruksi kerja
Dalam kasus ini, Bos (Ramon) tidak memberikan pengarahan atau instruksi kepada bawahannya (Rita).
- Memberi informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan
Ramon sebagai bos tidak memberikan informasi tentang pekerjaan yang harus dilaksanakan oleh bawahannya (Rita).
- Memberi informasi tentang prosedur dan praktik organisasional
Ramon sebagai bos tidak memberitahukan Bawahannya (Rita) tentang prosedur dan praktik organisasional tentang pekerjaannya.
2. Saya rasa tidak ada, Karena di kejadian ini tidak ada proses penyampaian pesan dari atasan kepada bawahannya.
3. - Antara atasan dan bawahan tidak terjalin komunikasi yang baik.
- Atasan tidak dapat memberikan informasi dengan baik kepada bawahannya.
- Atasan sepertinya tidak berani memberikan wewenang kepada bawahan.

TUGAS 6

TUGAS 6

1. banyak istilah yang digunakan untuk menyebut motivasi, sebutkan minimal 5 istilah tersebut ?
jawab :

a)Pertama, pemberian motivasi berkaitan langsung dengan usaha pencapaian tujuan dan berbagai sasaran organisasional. Tersirat pada pandangan ini bahwa dalam tujuan dan sasaran organisasi telah tercakup tujuan dan sasaran pribadi anggota organisasi. Pemberian motivasi hanya akan efektif apabila dalam diri bawahan yang digerakkan terdapat keyakinan bahwa dengan tercapainya tujuan maka tujuan pribadipun akan ikut pula tercapai

b)Kedua, motivasi merupakan proses keterkaitan antara usaha dan pemuasan kebutuhan tertentu. Usaha merupakan ukuran intensitas kemauan seseorang. Apabila seseorang termotivasi, maka akan berusaha keras untuk melakukan sesuatu.

c)Ketiga, kebutuhan. Kebutuhan adalah keadaan internal seseorang yang menyebabkan hasil usaha tertentu menjadi menarik. Artinya suatu kebutuhan yang belum terpuaskan menciptakan “ketegangan” yang pada gilirannya menimbulkan dorongan tertentu pada diri seseorang.


d)Istilah motivasi bukanlah hal yang asing bagi kita, karena motivasi adalah sesuatu yang tidak tampak, tapi keberadaannya sangat menentukan dalam menunjang keberhasilan seseorang dalam mencapai suatu tujuan.

b)Istilah motivasi sering jumbuh dengan semangat. Saya sendiri kadang mengguna¬kan dua istilah tersebut secara tidak tepat. Jika semangat adalah keterlibatan emosi saat me¬lakukan aktivitas, maka motivasi adalah alasan yang menggerakkan seseorang untuk bertin¬dak. Semakin kuat motivasi seseorang, semakin menyala semangatnya. Artinya, motivasi me-rupakan salah satu faktor pemacu semangat anak. Semakin kuat motivasi, semakin menyala-nyala semangat dalam diri anak.

e)Istilah Motivasi adalah penggerak kita menuju kesuksesan. Pemahaman kita terhadap prisip-prinsipnya akan memberi kita kendali bagi kehidupan pribadi maupun profesional kita. Dengannya, kepemimpinan kita akan semakin efektif.

2. jelaskan dan gambarkan model proses teori motivasi ?
jawab :

motivasi di pandang sebagai proses psikologis dasr yang terdiri atas berbagai kebutuhan,dorongan,dan tujuan.sedangkan pada proses pada motivasi fisiologis yang merupakan motivasi alamiah(biologis) seperti lapar,haus

→Model proses teori motivasi adalah….

proses teori motivasi————–>proses psikologis——————–>kebutuhan——->dorongan

proses teori motivasi ————->fisiologis——————–>haus———>lapar

3.teori menurut :
jawab :

a) Teori Abraham H. Maslow (Teori Kebutuhan)

Teori motivasi yang dikembangkan oleh Abraham H.Maslow pada intinya berkisar pada pendapat bahwa manusia mempunyai lima tingkat atau hierarki kebutuhan, yaitu :

* Fisiologis
* Keamanan, keselamatan dan perlindungan
* Sosial, kasih sayang, rasa dimiliki
* Penghargaan, rasa hormat internal seperti harga diri, prestasi
* Aktualisasi diri, dorongan untuk menjadi apa yang mampu ia menjadi.

b) Menurut Herzberg (1966), ada dua jenis faktor yang mendorong seseorang untuk berusaha mencapai kepuasan dan menjauhkan diri dari ketidakpuasan. Dua faktor itu disebutnya faktorhigiene (faktor ekstrinsik) dan faktor motivator (faktor intrinsik). Faktor higiene memotivasi seseorang untuk keluar dari ketidakpuasan, termasuk didalamnya adalah hubungan antar manusia, imbalan, kondisi lingkungan, dan sebagainya (faktor ekstrinsik), sedangkan faktor motivator memotivasi seseorang untuk berusaha mencapai kepuasan, yang termasuk didalamnya adalah achievement, pengakuan, kemajuan tingkat kehidupan, dsb (faktor intrinsik).

c)TEORI MOTIVASI DOUGLAS McGREGOR
Mengemukakan dua pandangan manusia yaitu teori X (negative) dan teori y (positif), Menurut teori x empat pengandaian yag dipegang manajer
a. karyawan secara inheren tertanam dalam dirinya tidak menyukai kerja
b. karyawan tidak menyukai kerja mereka harus diawasi atau diancam dengan hukuman untuk mencapai tujuan.
c. Karyawan akan menghindari tanggung jawab.
d. Kebanyakan karyawan menaruh keamanan diatas semua factor yang dikaitkan dengan kerja.

d)Achievement TheoryTeori achievement Mc Clelland (1961),
yang dikemukakan oleh Mc Clelland (1961), menyatakan bahwa ada tiga hal penting yang menjadi kebutuhan manusia, yaitu:
• Need for achievement (kebutuhan akan prestasi)
• Need for afiliation (kebutuhan akan hubungan sosial/hampir sama dengan soscialneed-nya Maslow)
• Need for Power (dorongan untuk mengatur)